法、その他の個人情報保護に関する諸法令・管轄省庁等策定のガイドライン等に基づき、当社が取得する役員・社員・派遣社員等(以下、内定者および退職者を含め「社員等」といいます)の方の個人情報について公表する事項を以下に掲載いたします。
[1]. 社員等から取得する個人情報
当社は、社員等から以下の個人情報を取得・利用することがあります。
氏名、住所、電話番号、生年月日、性別、職業、学歴、職歴、兼職・兼業先、電子メールアドレス、口座番号、およびご意見・お問い合わせの内容と履歴、その他[2]に利用目的として記載する業務等に関連・付随して取得する情報
[2]. 社員等の個人情報の利用目的(法21条1項関係)
当社が取得する社員等の個人情報の利用目的は、次のとおりです。
- 人事労務管理(人事評価、配置(出向、転籍を含む)、研修を含む)
- 賃金管理(給与・一時金の決定、退職金の支払いを含む)
- 健康管理(健康診断、保健指導を含む)
- 福利厚生業務(財形貯蓄等を含む)
- セキュリティ管理(防犯、防災、労働安全衛生を含む)
- 業務管理(業務の連絡、各種報告書作成を含む)
なお、社員等から取得する健康に関する個人情報については、下記以外の目的には利用しません。
- 健康診断等の実施
- 社員等本人からの健康相談等の対応
- 社員等本人に対する保健指導等
- 社員等の安全と健康確保のための措置(就業場所の変更・作業の変換・適正な職場配置・労働時間の短縮を含む)に関する職場への助言
- ソニーグループに属する法人への赴任・出向・転籍の検討または実施における、社員等本人の安全と健康確保に関する職場ならびに当該法人への助言
- 就業規則に定める社員等本人の休職・復職時における健康状態の把握のための基礎情報ならびに職場への助言
当社が社員等から取得する「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」で定める個人番号および特定個人情報（個人番号を含む個人情報をいいます）の利用目的は次のとおりであり、本人の同意があっても、それ以外の目的には利用しません。
- 給与所得、退職所得の源泉徴収票に関する事務（給与支払報告書作成事務、扶養控除申告書作成事務等を含む）
- 住民税の特別徴収事務
- 雇用保険法に関する事務
- 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
- 健康保険法、厚生年金保険法、確定給付企業年金法または確定拠出年金法に関する事務
- 国民年金法の第三号被保険者制度に関する事務
- 財産形成住宅貯蓄、財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書および申込書の作成・提出事務
- 持株会の委託を受けて行う個人番号の収集、持株会への個人番号提供およびこれらに付随する事務
- ストックオプション制度に係る金融商品取引に関する法定書類の作成・提供事務
[3]. 社員等の保有個人データに関する事項(法32条1項関係)
当社が取扱う社員等の保有個人データに関する事項は、次のとおりです。
- 当該個人情報取扱事業者(当社)の名称
ソニーフィナンシャルグループ株式会社
- 会社住所・代表者氏名
「会社概要」に掲載の通り。
- 利用目的
上記[2].に定める利用目的と同じ。
- 開示等の請求等に応じる手続
社員等の保有個人データに関する利用目的の通知(法32条2項関係)、開示(第三者提供記録の開示を含む) (法33条1項・5項関係)、訂正等(法34条1項関係)、利用停止等(法35 条1項・5項関係) 、および第三者提供停止(法35条3項・5項関係)に関するお問い合わせ(以下｢開示等の請求等｣といいます)につきましては、「お問い合わせ先」をご覧ください。
お手続き方法
- 上記窓口に、原則としてご来所にてお問い合わせをいただきます。(ご本人以外は､お手続きできません。(注)ご参照)
- 必要に応じ、郵送または電子メール添付いずれかの方法にて、請求用紙等を送付し、手続きをご案内いたします。
- 請求用紙に所定の事項をご記入いただき、上記窓口にご持参ください。
- ご請求いただいた開示等の求めの内容について確認のうえ、適正な処理を遅滞なく実施し、請求内容に応じ、書面(封書)または電子メール添付いずれかの方法にて、回答書面等をお渡しいたします。
書面のお渡しは、安全のため、原則として上記窓口へのご来所にて対応させていただきます。
電子メール添付の場合には、セキュリティ確保のため、原則として、会社で利用するご本人の電子メールアドレス宛に、回答書等のファイルに暗号化の処置を施し、送信いたします。
- 法令の定めにより、開示等の求めに応じられない場合があります。開示等の求めに応じられない場合は、その理由をお知らせいたします。
(注) 代理人の方からの請求をご希望される場合の手続きに関しましては、上記の窓口に直接お問い合わせください。
- 5.苦情・相談のお申出先窓口
社員等の保有個人データに関する苦情・相談につきましては、前記4の窓口にて承ります。
[4]. 委託先に関する事項(法27条5項1号関係、法28条第3項関係)
上記[2]の利用目的のため、一部の個人情報を国内または外国にある業務委託先(再委託先等を含む)に提供することがあります。その場合は、個人情報の安全管理が図られるよう適切に業務委託先を監督いたします。
当社は、法令により認められた場合（外国にある第三者において個人情報取扱事業者が講ずべきとされている措置に相当する措置を講じている場合等）かつ上記[2]の利用目的のために必要な範囲に限り、ご本人の同意を得ることなく、外国にある第三者に社員等の個人データを提供することがあります。
当社は、外国にある業務委託先(再委託先等を含む)への個人データの提供にあたっては、情報の安全管理のために必要かつ適切な措置が行われていることを確認しています。
また、ご本人からの求めに応じて、当該外国にある業務委託先(再委託先等を含む)における安全管理のための措置等に関する情報を提供します。
詳細については、「お問い合わせ先」をご覧ください。
[5]. 共同利用に関する事項(法27条5項3号関係)
当社は、以下の場合に社員等の個人データを共同利用させていただきます。
ソニーグループ会社間での共同利用
- 共同して利用する個人データの項目
基本情報(氏名、住所、年齢を含み、業務上のものに限らない)、賃金関係情報、人事情報、家族・親族情報、身体・健康情報
ただし、前記[2].に定める個人番号および特定個人情報を含まないものに限る。
- 共同して利用する者の範囲
- ソニーグループ株式会社
- ソニーグループ株式会社の関連会社(ソニーグループ株式会社が直接または間接に発行済議決権付株式または持分の過半数を保有する日本国内または日本国外の法人)
- 「ソニー」または「SONY」を商号または名称の一部として使用している日本国内または日本国外の法人
- 利用する者の利用目的
上記2.に定めるソニーグループに属する法人間において、共同して行われる次の事項
- 人事労務管理(人事評価、配置(出向、転籍を含む)を含む)
- 賃金管理(給与・一時金の決定、退職金の支払いを含む)
- 健康管理(健康診断、保健指導を含む)
- 福利厚生業務(財形貯蓄等を含む)
- セキュリティ管理(防犯、防災、労働安全衛生を含む)
- 業務管理(業務の連絡、各種報告書作成を含む)
- 研修その他、上記に関連・付随する業務
- 個人データの管理について責任を有する者
ソニーフィナンシャルグループ株式会社
[6]. 個人データの安全管理に係る基本方針（法32条1項関係）
次のとおりです。
- 当該個人情報取扱事業者(当社)の名称
上記[3].1に同じ。
- 安全管理措置に関する苦情・ご質問のお申出先窓口
上記[3].5に同じ。
- 個人データの安全管理に関する宣言
当社は、お預かりした個人データを利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保つよう努め、不正なアクセス、改ざん、漏えいなどから守るべく、現時点での技術水準に合わせた必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
この安全管理措置には、個人データの取扱いに係る社内規程の整備や定期的な見直し、定期的な個人データの取扱い状況の棚卸などの組織的な体制整備、社員等に対する定期的な教育研修、物理的な安全管理措置の実施(入退室管理、端末管理等)、通信の暗号化、厳格なアクセス制御、情報システムに対する定期的な脆弱性管理、などが含まれます。
また、当社では、取得した個人情報の一部を外国にある業務委託先(再委託先等を含む)に提供、あるいは外国にあるデータホスティングプロバイダに保存することがあります。この場合、当社は、外国の個人情報の保護に関する制度を把握した上で、提供先または保存先において情報の安全管理措置のために必要かつ適切な措置が行われていることを確認いたします。
- 基本方針の継続的改善の宣言
当社は、積極的に情報資産のセキュリティ向上に取り組んでいます。個人データの安全管理についても、同じ位置付けで、基本方針を適宜見直し、継続的改善を進めてまいります。
- 関係法令等遵守の宣言
当社は、個人データの安全管理について、法をはじめ個人情報保護に関する諸法令、管轄省庁等策定のガイドライン等を遵守します。
[7]. 備考
当社が、社員等本人への通知の方法により、別途、利用目的等を個別に示させていただいた場合等には、その個別の利用目的等の内容が、以上の記載に優先いたします。